Jak LEAN może wspierać solo i mikro biznesy?

Współczesny przedsiębiorca, zwłaszcza działający solo lub w ramach małej firmy, stoi przed ogromnym wyzwaniem. Rynek zmienia się bardzo dynamicznie, konkurencja nieustannie rośnie, a klienci mają coraz wyższe oczekiwania. Jak w gąszczu zadań, ograniczeń czasowych i zasobowych wyróżnić się na tle innych? Odpowiedź może kryć się w zaskakująco prostym, a zarazem potężnym narzędziu – metodologii LEAN.

LEAN – więcej niż tylko moda.

LEAN to zdroworozsądkowe podejście do zarządzania, które wywodzi się z japońskiego przemysłu samochodowego, a dokładniej od Toyoty. Metodologia ta skupia się na eliminacji marnotrawstwa, dostarczaniu wysokiej jakości dla klientów oraz ciągłym doskonaleniu. Choć LEAN początkowo stosowano w dużych firmach produkcyjnych, jego zasady są na tyle uniwersalne, że z powodzeniem mogą być wdrażane także w małych i mikro firmach.

Dlaczego LEAN jest skuteczny?

• Eliminacja marnotrawstwa – każde działanie, które nie dodaje wartości dla klienta, to marnotrawstwo. LEAN pomaga zidentyfikować i wyeliminować te elementy, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Wyróżniamy 9 typów marnotrawstwa:
  • Nadprodukcja – tworzenie więcej niż jest potrzebne.

Przykład: Sklep internetowy z rękodziełem produkuje nadmiar produktów, które zalegają w magazynie, blokując kapitał i przestrzeń.

• Zbędny ruch i transport – niepotrzebne przemieszczanie materiałów, narzędzi lub osób.
  Przykład: fotograf marnuje czas na dojazdy między sesjami, które mogłyby być zaplanowane bardziej optymalnie.
• Zapasy – nadmiar surowców, półproduktów, gotowych produktów, które nie są potrzebne natychmiast.
  Przykład: warsztat samochodowy posiada nieużywane części, które zajmują przestrzeń.
• Oczekiwanie – nieproduktywny czas spędzony na czekaniu np. na dane, płatności lub odpowiedzi.

Przykład: oczekiwanie na odpowiedź klienta na propozycję współpracy.

• Nadmierne przetwarzanie – zbyt skomplikowane procesy, które mogą być uproszczone.
  Przykład: ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego, zamiast automatyzacji.
• Wady i braki  – poprawianie wcześniejszych błędów, które mogły być uniknięte.
  Przykład: poprawki w projekcie graficznym wynikające z niejasnych wytycznych klienta.
• Szukanie i wyjaśnianie – czas poświęcony na szukanie informacji lub wyjaśnianie niejasności.

Przykład: grafik kilkukrotnie konsultuje się z klientem w sprawie wymagań, zamiast jasno ustalić je na początku współpracy

• Zmarnowany potencjał – niewykorzystanie własnych umiejętności lub narzędzi, które mogłyby przynieść wartość klientowi.

Przykład: Nieumiejętność korzystania z narzędzi do automatyzacji marketingu, co zmusza przedsiębiorcę do ręcznego wykonywania zadań.

• Obwinianie – szukanie winnego zamiast skutecznego rozwiązania problemu.

Przykład: Składanie reklamacji dostawcy, zamiast szukania sposobu na optymalizację procesów.

• Skupienie się na kliencie – LEAN stawia klienta w centrum uwagi. Definiowanie wartości dodanej z perspektywy klienta jest kluczowe. Wartość dodana to wszystko, za co klient jest skłonny zapłacić. W różnych branżach oznacza to coś innego, np. w sklepie internetowym będzie to szybka dostawa, a w warsztacie samochodowym – skuteczna naprawa.
• Ciągłe doskonalenie – LEAN to nie jest jednorazowe działanie, ale proces. Zakłada, że codzienne drobne ulepszenia mogą prowadzić do znaczących rezultatów.

LEAN dla solo i mikro biznesów – klucz do sukcesu?

Solo i mikro firmy mają ograniczone zasoby – czas, pieniądze, ludzi. LEAN, poprzez eliminację marnotrawstwa, może być idealnym rozwiązaniem, aby osiągnąć więcej, mając mniej. Kluczowe korzyści płynące z wdrożenia tej metodologii w małych firmach to:

• Więcej czasu na to, co ważne – eliminacja zbędnych czynności i optymalizacja procesów daje przedsiębiorcy więcej czasu na kluczowe zadania: rozwój firmy, relacje z klientami, prace kreatywne.
• Poprawa jakości produktów i usług – LEAN stawia klienta w centrum uwagi. Definiowanie, co dla niego jest wartością, pozwala dostarczać produkty i usługi o wyższej jakości, co wpływa na zadowolenie klientów
• Większa satysfakcja klientów – szybsze dostarczanie produktów oraz wyższa jakość usług prowadzi do lojalności klientów i pozytywnych rekomendacji.
• Elastyczność i szybkość reakcji na zmiany rynkowe – dzięki eliminacji marnotrawstwa, firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się potrzeby rynku.
• Lepsza organizacja pracy – uporządkowanie procesów, standaryzacja i wprowadzenie prostych systemów, takich jak Kanban, ułatwiają zarządzanie nawet w małej firmie.

LEAN w solo i mikro biznesie – pierwsze kroki

• Zrozumienie podstaw LEAN – kluczem do sukcesu jest zrozumienie, jak działa ta filozofia i jakie korzyści może przynieść firmie.
• Identyfikacja wartości dla klienta – zastanów się, co jest naprawdę ważne dla klienta. Skoncentruj się na tych działaniach, które dostarczają mu wartość.
• Analiza procesów:
• – Mapa procesów – zmapuj wszystkie procesy w swojej firmie, aby zobaczyć, które z nich dodają wartość, a które są marnotrawstwem.
• – Identyfikacja marnotrawstwa – zidentyfikuj działania, które nie przynoszą korzyści klientowi.

• Zastosowanie narzędzi LEAN – wybierz narzędzia, które mogą wesprzeć zmianę na przykład: narzędzia wizualizacji zadań (Kanban), metoda organizacji przestrzeni (5S), checklisty pomagające uniknąć błędów w pracy (Poka-Yoke).
• Wdrożenie zmian/ eksperymentowanie – wprowadź zmiany stopniowo, monitoruj ich efekty i w razie potrzeby modyfikuj podejście.
• Standaryzacja – ustal standardy dla najlepszych praktyk i powtarzalnych zadań.
• Ciągłe doskonalenie – wdrożenie LEAN to proces, a nie jednorazowa zmiana.

Ważne jest, aby nie działać rewolucyjnie, a ewolucyjnie. Wdrożenie zmian, które wpływają na całą dotychczasową organizację jest czasochłonne, a przecież trzeba wykonywać zlecenia dla klientów itp. Dobry plan i działanie w myśl KAIZEN, czyli wprowadzaniu małych, ale regularnych ulepszeń, jest kluczem do sukcesu tej ewolucji.

Moc standaryzacji

Standaryzacja, zazwyczaj kojarzona z dużymi korporacjami, może wydawać się przesadą w przypadku jednoosobowej firmy. Jednak wprowadzenie pewnych standardów może przynieść wiele korzyści, nawet w tak małej skali. Standardy to ustalone normy, procedury i wytyczne, które mają na celu zapewnienie spójności, powtarzalności oraz wysokiej jakości w działaniach i usługach firmy. 

Dlaczego standaryzacja może być korzystna dla solo i mikro przedsiębiorcy?

• Zwiększenie efektywności – powtarzalność zadań i automatyzacja przyspieszają realizację zadań i minimalizują ryzyko błędów.
• Ułatwienie delegowania –  jasne standardy ułatwią zrozumienie oczekiwań w przypadku podejmowania współpracy z podwykonawcą.
• Poprawa jakości – stałe kryteria oceny jakości produktów i usług gwarantują spójność i wysoką jakość.
• Łatwiejsze skalowanie biznesu – standardy są solidną podstawą do rozwoju firmy w przyszłości.
• Profesjonalny wizerunek – uporządkowane i ustandaryzowane procesy sprawiają, że firma jest postrzegana jako profesjonalna i godna zaufania.

Co można standaryzować w solo biznesie?

1. Komunikacja:
   • Szablony odpowiedzi na często zadawane pytania.
   • Ujednolicony format ofert.
   • Procedury obsługi klienta.
2. Procesy:

1. Zarządzanie projektami przy użyciu narzędzi do monitorowania zadań.
2. Regularna publikacja w mediach społecznościowych, prowadzenie newslettera.
3. Systematyczne prowadzenie księgowości i raportów finansowych.
4. Produkty lub usługi:

1. Standardowe opisy produktów.
2. Standaryzacja procesów produkcji lub dostarczania usług dla powtarzalności jakości.

Podsumowanie 

W dzisiejszym, nieustannie zmieniającym się świecie biznesu, narzędzia takie jak metodologia LEAN mogą wydawać się zarezerwowane dla dużych korporacji, ale w rzeczywistości to właśnie solo przedsiębiorcy i małe firmy mogą z nich czerpać najwięcej korzyści. Wdrożenie zasad LEAN, eliminacja marnotrawstwa, standaryzacja procesów i ciągłe doskonalenie stają się nie tylko szansą na lepsze zarządzanie zasobami, ale również na budowanie bardziej świadomego, wartościowego i zrównoważonego biznesu. Kluczem jest zrozumienie, że każda zmiana, nawet najmniejsza, ma znaczenie. Zamiast czekać na idealny moment, warto zacząć działać tu i teraz – wprowadzać drobne usprawnienia, które stopniowo przekształcą sposób funkcjonowania firmy. W końcu, sukces nie polega na tym, by robić wszystko, ale by robić to, co ważne, mądrze i z korzyścią zarówno dla klienta, jak i siebie samego.

Monika Tymowicz

Liderka Lean, Certyfikowany Green Belt Six Sigma

Swoje 9-letnie doświadczenie korporacyjne w standaryzacji i optymalizacji procesów  przekłada na wspieranie małych biznesów, dla których liczy się zarówno klient, rozwój firmy jak i osobista satysfakcja z życia. Otwiera oczy przedsiębiorcom na istniejące w ich firmach procesy. Układa je z nimi i standaryzuje, by ostatecznie udoskonalić.

Autorka książek: „Nowoczesny inżynier. Podstawy inżynierii produkcji” oraz „Metody rozwiązywania problemów biznesowych z przykładami”.

Z wykształcenia magister inżynier zarządzania inżynierskiego. Prywatnie żona i mama.

WWW: www.monikatymowicz.pl

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/monika-tymowicz/

Instagram: https://www.instagram.com/monikatymowicz_pl/