“Zdalny menadżer, jak sama nazwa wskazuje, jest osobą, która zarządza zdalnymi zespołami, projektami i różnymi działaniami w firmie, które mają bezpośrednio lub pośrednio wpływ na wynik finansowy firmy. Klient nie musi układać procesów w firmie, znać się na Social Mediach, zarządzaniu projektami, czy delegowaniu zadań. To ja deleguje zadania, szukam rozwiązań i przedstawiam klientowi możliwe sposoby rozwiązania, jego problemów. Często też wyszukuje klientom kontakty i łączę ich. Zdarzyło mi się nawet prowadzić wspólnie z klientem live lub przejmować funkcję prowadzącego na konferencji.” dla portalu Warto Znać mówi Agnieszka Kowalska, wirtualna menadżerka i właścicielka agencji wirtualnych asystentek „Pracownik z pasją”
Jak zaczęła się Twoja przygoda ze zdalnym menadżerem? Twoja poprzednia praca wirtualnej asystentki wiele się nie różniła od tego, co robisz dzisiaj.
Zdecydowanie. Jako wirtualna asystentka przejmowałam pracochłonne zadania moich klientów. To były różne zadania — od biurowych, po mocno techniczne itp. W tym okresie to oni mi mówili, co powinnam i jak zrobić. Dzisiaj to ja mówię im co i jak warto zrobić, czego unikać oraz przejmuje większą odpowiedzialność za wyniki działań. A jak to się zaczęło? Wielu klientów miało problem z tym, co i jak mają oddelegować. Czułam, że gubią się w świecie internetu, a dla mnie ważne było, aby pomóc im kompleksowo, prowadząc ich za rękę. To słowo często pada podczas rozmów wstępnych.
Na czym polega praca zdalnego menadżera od zaplecza? Bo większość z nas jednak ma jakieś wyobrażenie o tym zawodzie, czego nie wiemy, nie widzimy?
Zdalny menadżer, jak sama nazwa wskazuje, jest osobą, która zarządza zdalnymi zespołami, projektami i różnymi działaniami w firmie, które mają bezpośrednio lub pośrednio wpływ na wynik finansowy firmy. Klient nie musi układać procesów w firmie, znać się na Social Mediach, zarządzaniu projektami, czy delegowaniu zadań. To ja deleguje zadania, szukam rozwiązań i przedstawiam klientowi możliwe sposoby rozwiązania, jego problemów. Często też wyszukuje klientom kontakty i łączę ich. Zdarzyło mi się nawet prowadzić wspólnie z klientem live lub przejmować funkcję prowadzącego na konferencji.
Co warto powiedzieć: całość od koncepcji, po wdrożenie i wykonanie oparło się o moją osobę. Rola klienta była tu tylko na zasadzie, robimy to? Ok. Jeżeli tak, to działamy! Często klienci określają mnie takim aniołem biznesu, który od zaplecza im pomaga, a dzięki mojemu zespołowi mogę te zadania szybko i skutecznie delegować.
Na Twojej stronie przeczytamy, że możliwe jest skorzystanie z usług wirtualnych asystentek, zdalnego menedżera, czy projekt managera oraz multi-doradcy ubezpieczeniowego. Domyślam się, że kolejne możliwości są związane z zapotrzebowaniem rynku. Z czym obecnie przedsiębiorcy mają największy problem, który pomagasz im rozwiązać?
Jak już wcześniej wspominałam, zaczynałam od prac wirtualnej asystentki i to były moje pierwsze usługi, tak jak napisałaś, kolejne usługi wykreował rynek, a także ja sama zaczęłam rozwijać się w tym kierunku. Ukończyłam mnóstwo szkoleń z zakresu delegowania zadań, zarządzania projektami, social mediów itp.
Nie uważam się za specjalistę w każdej z tych dziedzin. Uważam, że jestem ekspertką od Social Mediów i w tym zakresie wspieram moich klientów w czasie konsultacji. Gdy potrzeba bardziej specjalistycznej wiedzy np. z zakresu WordPressa, kontaktuje się z danym ekspertem. Podobnie w innych kwestiach – mam na tyle zaawansowany zespół, że nie mam problemu, by o coś zapytać. Staram się zatrudniać specjalistów z dużym doświadczeniem i wiedzą, a dzięki temu jestem w stanie szybko i skutecznie wdrożyć daną rzecz u klienta. Nie ukrywam, że trafiają do mnie klienci na różnym etapie zaawansowania, którzy bardzo liczą na moje wsparcie. Nie mam problemu z tym, że klient czasem musi się wyżalić. Jestem frisowym partnerem, więc pomaganie innym osobom jest u mnie na wysokim poziomie, co pewnie już zauważyłaś.
Warto tutaj dodać, że zanim zostałam przedsiębiorcą, łączyłam również pracę wirtualnej asystentki z ubezpieczeniami, co spowodowało, że dzisiaj też znajdziesz w moich usługach ubezpieczenia. O czym niewiele osób wie, ponieważ traktuję to jako dodatkową gałąź mojej firmy.
Na marginesie zapraszam Was na bezpłatną analizę potrzeb, sprawdzimy co i jak możecie zoptymalizować. Wszystkie analizy i doradztwa przeprowadzam wspólnie z doświadczoną koleżanką, więc o jakość takiej usługi możecie być pewni…
Na Twojej stronie www możemy przeczytać: „Każdego dnia przeciętny przedsiębiorca spędza prawie 65% swojego czasu na drobnych zadaniach i spotkaniach, 20% na szukaniu różnych informacji, a tylko 15%, czyli zaledwie 1-2 godziny dziennie – na sensownej i satysfakcjonującej pracy, która popycha biznes do przodu.” Nie każdy przedsiębiorca chce i ma możliwość zatrudnienia kogoś na etat, ty i twoja firma dajecie możliwość współpracy B2B – jakie są tego korzyści?
Oszczędzasz czas i pieniądze, nie musisz się uczyć tych wszystkich rzeczy. Nie chcę Cię kłamać, ale ja rocznie na szkolenia i kursy różnego typu wydaję równowartość średniej klasy samochodu. Pracuję nie tylko nad social mediami, ale także nad swoim rozwojem osobistym itp. W większości ta wiedza jest przekazywana moim klientom w postaci konsultacji i działań wykonywanych przeze mnie oraz mój zgrany zespół.
Jak zacząć współpracę ze zdalnym menedżerem lub wirtualną asystentką? Na rynku jest ich coraz więcej, jak odpowiednio je weryfikować?
To może zacznę od wirtualnej asystentki i tutaj masz rację, na rynku jest coraz więcej wirtualnych asystentek.
Zanim podejmiesz decyzję o zatrudnieniu kogokolwiek to:
- Wypisz wszystkie zadania, jakie wykonujesz w ciągu tygodnia — wpisz je w tabelkę excel i podziel na zakładki: muszę to zrobić sam/sama, mogę to oddelegować, muszę oddelegować.
- Druga sprawa zastanów się, jaka może/powinna być idealna współpraca z asystentką. Wypisz cechy charakteru i umiejętności, które może/ powinna posiadać.
- Określ budżet, jaki możesz przeznaczyć na tę współpracę. Obecne stawki na tym rynku wahają się od 60-100 zł (wzwyż) za rbh, warto mieć tego świadomość.
- Jeżeli masz dużo różnych zadań z różnych obszarów, warto mieć na uwadze, że może być potrzebna większa liczba specjalistów. Dlatego podkreślam, że jako zdalny menadżer zadań nie wykonuje sama już od dawna z różnych powodów. Dla mnie istotna jest jakość, dlatego mam w swoim zespole specjalistów! Jeżeli przyjdziesz do mnie z konkretnym zadaniem możliwe, że wykonam je ja lub ktoś z mojego zespołu. Często też posiłkuje się osobami z zewnątrz, więc jeżeli szukasz dodatkowych zleceń, możesz odezwać się do mnie, być może uda nam się połączyć siły. 🙂
- Przed rozmową warto zapytać o portfolio, także to wykonane tylko na swoich stronach to też ważne, lub zaproponować płatne zadanie próbne (szanujmy się, czy Ty zrobiłabyś mi za darmo swoją dietę lub uszyła sukienkę itp., z pewnością odpowiedź brzmi nie), dlatego jestem przeciwna bezpłatnym zadaniom próbnym.
- Warto zapytać, czy dana osoba jest vatowcem, lub nie. A może rozlicza się przez useme lub ma działalność nierejestrowaną. Warto zapytać, jaką formę zatrudnienia preferuje i uwaga unikałabym tutaj umów o dzieło według mnie to bardzo ryzykowne! Szczególnie że te umowy są obecnie monitorowane, także przez ZUS!
- Na pewno też warto zwrócić uwagę, czy jest między wami flow. Osoby takie, jak wirtualne asystentki, zdalni menadżerowie itp. są blisko z klientami, to ważne!
Ja gdybym miała teraz zatrudniać wirtualną asystentkę, taką początkującą, pewnie zatrudniłabym ze 2-3 osoby na małych pakietach takich po 5-10 godzin max, zlecała podobne zadania. Dzięki temu miałabym obraz, jak i z kim się pracuje. Nie ukrywajmy, że pracownika na etacie testujemy 3 miesiące, a czasem mamy wrażenie, że nie znamy go dobrze, już nie mówiąc o tym, ile finansowo może kosztować nas taka rekrutacja!
Zdalnego menedżera zdecydowanie trudniej przetestować, ale warto na tym etapie zapytać o referencje, poprosić o portfolio, wypytać o wszystko szczegółowo. Podobnie, jak w przypadku wirtualnej asystentki, warto zdecydować się najpierw na mały pakiet godzinowy, lub część projektu, dzięki temu będziemy mogli taką osobę przetestować, zanim zainwestujemy większą liczbę pieniędzy. To moja rada.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy z nowym klientem? Załóżmy, że jestem zainteresowana współpracą. Czego mogę się spodziewać w następnych krokach?
Ok, szukasz takiej osoby, jak ja więc najpierw piszesz do mnie maila. Odpisuję Ci ja albo moja asystentka. Dostaniesz kilka pytań, na które proszę Cię o odpowiedź. Na ich podstawie wysyłam Ci ofertę.
Kolejnym krokiem jest rozmowa na zoomie, podczas której rozmawiamy o Twojej firmie i o tym, co i w jakiej formie chcesz oddelegować. Do mojej firmy trafiają często osoby, które nie wiedzą, co i jak mają delegować, oraz właściwie w jakim kierunku chcą iść. W takiej sytuacji omawiamy bieżącą sytuację firmy, co i jak możemy osiągnąć. Ja na podstawie uzyskanych informacji przedstawiam klientowi ostateczną wycenę oraz opowiadam co i kiedy jestem w stanie wykonać. Nie jestem cudotwórcą, więc od razu klientom mówię, że cudów nie załatwimy od razu — większość projektów wymaga czasu, także te, które mają przynieść klientów. Kolejnym krokiem jest podpisanie umów o współpracę, RODO i NDA, bardzo dbam o poufność danych moich klientów.
Po podpisaniu umowy wystawiam fakturę i po jej opłaceniu zaczynamy współpracę. Tak, większość moich faktur jest przedpłaconych, wynika to z tego, że rezerwujesz mój czas, lub czas mojego zespołu.
Jakie jest największe wyzwanie w Twojej pracy?
Moja praca jest dużym wyzwaniem ogólnie. Wymaga ode mnie dużej elastyczności, kreatywności, logicznego myślenia i empatii. Zdarza mi się gasić pożary, oczywiście w przenośni. Wyzwaniem jest też komunikacja, bo każdy jest inny i trzeba znaleźć złoty środek, ale myślę, że dzięki moim umiejętnościom i programom świetnie mi się to udaje.
Twoja praca musi być zaplanowana i poukładana. Pracujesz z kilkoma klientami i masz mnóstwo zadań do wykonania każdego dnia. Jak sobie radzisz z organizacją pracy?
Tak jak wyżej wspomniałam, pracuję na programach zewnętrznych do planowania i zarządzania projektami, wśród nich są m.in. trello, asana, nozbe, bitrix i co ciekawe, nowy na polskim rynku program BPOWER2. Wszystkie zadania i projekty mam rozpisane i zaplanowane, przy takiej ilości zadań zawodowych i prywatnych jest to nieuniknione.
Jak wygląda Twój standardowy dzień pracy? Jesteś też pracującą mamą, jak łączysz macierzyństwo z pracą?
Szczerze? Mój dzień wygląda różnie. W tej chwili jednak pierwsze skrzypce gra moja 2-miesięczna córeczka Zosia. Z klientami umawiam się na zoomie lub telefonicznie — w większości rozmawiam wieczorami lub gdy mąż wróci z pracy.
W ciągu dnia, oprócz opieki nad Zosią, kontroluję wykonane zadania, rozmawiam z klientami na komunikatorach, wspieram moją asystentkę w zadaniach administracyjnych dla mojej firmy. Jest ona odpowiedzialna za pierwszy kontakt z klientem, wyszukuje oferty, wrzuca oferty na grupach i kontaktuje się z klientami. Jej praca to typowa praca obsługi klienta liczę, że w przyszłości będzie też przeprowadzać te pierwsze rozmowy telefoniczne z klientem.
Nie zapominajmy o tym, że oprócz Zosi mam jeszcze 6 latków, Bartosza i Konrada, którzy już dumnie kroczą do przedszkola. Chłopcy wracają popołudniami, wtedy spędzamy razem czas na placu zabaw, a gdy są chorzy, zostają ze mną w domu. Nie ukrywam, że zdarza mi się prosić czasem o pomoc, na przykład by ktoś wyszedł z Zosią na spacer.
Podobnie, jak w życiu zawodowym tak i prywatnym, staram się wdrażać narzędzia do zarządzania zadaniami, dzięki temu możemy zapanować wspólnie z mężem nad szczepieniami, balikami, imprezami, zakupami itp.
Jakie masz plany na przyszłość dotyczące rozwoju firmy?
Planuję napisanie książki „Mama na freelansie”, w której chcę przekazać innym mamom, jak można połączyć tę rolę z dobrze rozwijającą się firmą, nie zapominając przy tym o sobie i relacjach z bliskimi. Wkrótce pojawią się też kursy, mentoring, mastermind’y i… więcej nie zdradzę. Jeśli jesteście ciekawi, śledźcie mój profil.
Link do listy oczekujących na ebook/książkę
Agnieszka Kowalska
Wirtualna menadżerka i właścicielka agencji wirtualnych asystentek „Pracownik z pasją”
Specjalizuje się w zarządzaniu i wspieraniu przedsiębiorców w świecie online. To, co odróżnia jej usługi od innych w branży, to pasja i zaangażowanie na rzecz sukcesu firm naszych klientów. Wie jak to jest budować biznes od podstaw i rozumie, jak ważne jest odpowiednie wsparcie. Nasz zespół jest gotowy do świadczenia również specjalistycznych usług, takich jak marketing online, copywriting i projektowanie stron internetowych. Zapewnia niezwykłą obsługę, narzędzia i wsparcie, które zapewniają naszym klientom więcej czasu i skupienia na rozwijaniu ich biznesu.
Strona WWW: https://pracownikzpasja.pl/, https://ubezpieczenialeszno.com/
Facebook: https://www.facebook.com/pracownikzpasja
Linkedin: Agnieszka Kowalska | LinkedIn
Instagram: https://www.instagram.com/pracownik_z_pasja/
