Jako właścicielka biznesu pewnie nie raz przekonałaś się, że prowadzenie firmy wymaga obecności i zaangażowania prawie 24/7. Żyjemy szybko i intensywnie, poświęcamy się pracy i rozwojowi, przez co często brakuje nam czasu na hobby, odpoczynek, życie rodzinne i spotkania z przyjaciółmi. Nadmiar obowiązków i niedobór czasu zarówno w domu, jak i w pracy, może powodować spadek motywacji czy zmniejszenie efektywności, ale również wypalenie oraz problemy zdrowotne. Jak podołać wyzwaniom związanym z koniecznością ciągłego rozwoju biznesu i zatrudniania coraz większej ilości pracowników, rosnącą konkurencją oraz chronicznym brakiem czasu? Odpowiedź jest jedna.
Automatyzacja biznesu
Zgodnie z definicją automatyzacja to zastąpienie pracy wykonanej przez człowieka pracą maszyny lub programu. Wiele osób, szczególnie pracowników dużych firm, obawia się zastąpienia przez maszynę, jednak często obawy te są bezpodstawne i przesadzone.
Główne zalety automatyzacji biznesu
Automatyzacja procesów biznesowych wiąże się przede wszystkim z oszczędnością czasu i pieniędzy. Należy jednak pamiętać, że przekazanie części zadań automatowi nie wyklucza zaangażowania w pracę żywego człowieka. Przeciwnie – nadal potrzebny będzie ktoś, kto przygotuje, zautomatyzuje oraz zweryfikuje wykonywane przez programy komputerowe obowiązki. Będzie to jednak o wiele mniej czasochłonne i uciążliwe.
Automatyzacja biznesu a oszczędność czasu i pieniędzy
Wyobraź sobie sytuację (trochę absurdalną), w której pracownik sklepu internetowego musi ręcznie wysyłać do każdego z klientów maila z fakturą i podziękowaniem za zakupy.
Nawet jeśli sytuacja dotyczy tylko kilku wiadomości dziennie – pracownik musi regularnie odrywać się od swoich stałych zajęć, aby wystawić fakturę, napisać treść maila, odszukać w zamówieniu adres poczty klienta i wysłać wiadomość.
Wprowadzenie automatyzacji w tym przypadku pozwoli:
- zaoszczędzić czas pracowników – każdy pracownik może wykonywać swoje standardowe zadania bez odrywania się od nich w celu wysłania pojedynczej wiadomości raz na jakiś czas,
- zaoszczędzić pieniądze – nie musimy zatrudniać dodatkowego pracownika do obsługi kilku maili dziennie, ani płacić za nadgodziny osobie, która obsłuży wiadomości do klientów po wykonaniu pozostałych obowiązków,
- pozytywnie wpłynąć na jakość pracy podwładnych, którzy nie będą rozpraszani dodatkowymi obowiązkami, za to skupią się na swoich standardowych zadaniach.
Zmniejszenie ryzyka błędów
Oprócz poprawienia jakości pracy automatyzacja biznesu ma wpływ także na zmniejszenie ryzyka wystąpienia ludzkich błędów. Najwięcej z nich występuje podczas wykonywania rutynowych zadań.
Przekazanie prostych, powtarzalnych zajęć maszynie lub programowi pozwala wyeliminować zawodny czynnik ludzki. W tym czasie pracownicy mogą skupić się na zajęciach, które rzeczywiście wymagają ich zaangażowania.
Podniesienie jakości obsługi klienta
Klienci decydujący się na zakupy internetowe liczą na szybką i bezproblemową obsługę – właśnie to gwarantuje wprowadzenie automatyzacji. Dodatkowo odciąża ona pracowników, którzy mogą skupić się wyłącznie na obsłudze szczególnie wymagających zamówień, bez niepotrzebnego ingerowania w „standardowe” przypadki.
Poprawa komunikacji wewnątrz zespołu
Jeśli zatrudniasz pracowników lub podwykonawców, doskonale wiesz, że szybki i sprawny kontakt jest kluczem do sukcesu podczas pracy nad różnymi projektami. Na szczęście istnieje sporo aplikacji do automatyzacji komunikacji, zarządzania zadaniami i monitorowania efektów, dzięki którym nie musisz obawiać się, że komuś umknie mail z ważnymi informacjami.
Automatyzacja dla biznesu online… i offline
Pandemia koronawirusa spowodowała, że wiele firm postanowiło częściowo lub całkowicie przenieść swoje działania do sieci. Automatyzacje dotyczące obsługi sklepu internetowego i klientów to jedne z najbardziej kluczowych, jednak nie są one jedynymi, na które warto zwrócić uwagę.
Wbrew pozorom ogrom automatyzacji biznesu doskonale sprawdzi się także w firmach, które działają wyłącznie stacjonarnie, a internet służy im jedynie jako źródło pozyskiwania klientów.
Automatyzacja biznesu stacjonarnego
Wielu osobom automatyzacja biznesu prowadzonego wyłącznie w siedzibie lub oddziale może kojarzyć się z zastąpieniem pracownika maszyną, która montuje elementy na linii produkcyjnej lub wydaje klientom zakupione produkty niczym automat z przekąskami.
W rzeczywistości nawet w biznesach offline istnieje wiele automatyzacji, które można wdrożyć łatwo i szybko, aby w krótkim czasie przyniosły korzyści. Co możemy do nich zaliczyć?
- Newsletter – materiały reklamowe, rozsyłane regularnie do zainteresowanych klientów. Lead magnet, zachęcający do zapisu na listę, automatyzacja powitalna, dzięki której odbiorcy dowiedzą się więcej o firmie, oraz automatyzacja czyszcząca listę z nieaktywnych użytkowników przyda się nawet w biznesie stacjonarnym.
- Telefon – do automatyzacji możemy zaliczyć wiadomość powitalną, którą usłyszą klienci po dodzwonieniu się do naszej siedziby. Możliwość połączenia się bezpośrednio z interesującym klienta działem po naciśnięciu przycisku na klawiaturze swojego telefonu pozwoli oszczędzić czas pracownikowi, który musiałby odebrać telefon i ręcznie przekierować połączenie.
- Rezerwacja terminów spotkań – nawet jeśli nie masz swojej strony internetowej, a Twoi klienci zawsze odwiedzają Cię w siedzibie firmy, możesz wykorzystać jedno z narzędzi do planowania spotkań. Tego typu rozwiązania sprawdzają się przede wszystkim w przypadku salonów kosmetycznych i fryzjerskich, agencji ubezpieczeniowych i nieruchomości, wśród trenerów osobistych, terapeutów, lekarzy czy notariuszy.
Automatyzacja biznesu online
W przypadku biznesów online, czyli firm sprzedających produkty i świadczących usługi przez internet, istnieje jeszcze więcej możliwości automatyzacji. Duża część z nich dotyczy działania sklepu internetowego oraz obsługi klienta. Są to m.in.:
- automatyzacja sprzedaży we własnym sklepie – poprzez prostą w obsłudze wtyczkę WooCommerce do strony internetowej na WordPress,
- automatyzacja sprzedaży produktów lub usług – tworzenie lejków sprzedażowych, czyli wyłonienie z grupy potencjalnych klientów osób realnie zainteresowanych Twoją ofertą,
- automatyzacja zwiększająca konwersję – zachęcająca osoby odwiedzające Twoją stronę do zakupu,
- automatyzacja dociskająca sprzedaż – zwiększająca wartość sprzedaży w Twoim sklepie internetowym,
- automatyzacja odzyskiwania porzuconych koszyków – wiadomość e-mail do klientów, którzy dodali produkt do koszyka, ale nie sfinalizowali transakcji,
- automatyzacja obsługi klienta na stronie – dodanie na stronie czatu ułatwiającego klientowi kontakt z firmą.
Część automatyzacji biznesu online pokrywa się z działaniami, jakie można wdrożyć w biznesie offline, czyli działającym wyłącznie stacjonarnie. To m.in.:
- newsletter – lead magnet, automatyzacja powitalna, angażowanie odbiorców,
- umawianie spotkań – zarówno tych odbywających się stacjonarnie, jak i online, np. przez Zoom.
Oszczędność, efektywność, automatyzacja
W przypadku biznesów online, szczególnie niewielkich (nawet jednoosobowych), automatyzacja pozwala oszczędzić mnóstwo czasu przy jednoczesnym podniesieniu jakości obsługi klienta.
Pomyśl tylko: tworzysz jedną, uniwersalną sekwencję maili powitalnych, promocyjnych lub pozakupowych, które otrzymuje każdy klient. Dobrze dopracowane, spersonalizowane wiadomości robią pozytywne wrażenie na odbiorcach, podczas gdy Ty nie musisz martwić się, że zapomnisz dopisać jakiejś ważnej informacji lub wysłać maila o odpowiedniej porze.
Dzięki automatyzacji Twoje działania będą o wiele bardziej efektywne. Wykonasz je szybko i sprawnie, a klient poczuje się zaopiekowany. Zaoszczędzony czas możesz poświęcić na tworzenie nowych produktów lub zasłużony odpoczynek. Co Ty na to?
Justyna Lubawy – Żak
Od ponad 3 lat prowadzi firmę Online Assist, która dba o profesjonalny wizerunek kobiecych marek w Internecie. Projektuje nowoczesne strony internetowe, blogi i sklepy online w oparciu o WordPress oraz pomaga w całym procesie tworzenia kursu online. Automatyzuje działania online, aby jej klientki lepiej zarabiały i miały czas na to, co naprawdę ważne w życiu i w biznesie. Działa głównie na rynku polskim i niemieckim, ale biznes online nie zna granic. Dlatego współpracuje z Europejkami, które rozumieją konieczność dostosowania swojego biznesu do rewolucji cyfrowej i chcą być o krok przed konkurencją.
WWW: www.onlineassist.pl
