Co to jest sukcesja firmy? Czy to sposób na zabezpieczenie firmy?

“To o czym należy pamiętać to to, że nie jesteśmy nieśmiertelni. Nie jesteśmy sami. O pewne kwestie należy zadbać już dziś. Pomoc jaką świadczymy to zarówno podatkowa, finansowa, prawna ale też i psychologiczna. Mamy sztab specjalistów, którzy pomagają tak „poukładać klocki”, że jak jeden z nich wypadnie to „wieża” stoi dalej. Zawsze proszę ludzi z którymi o tym rozmawiam – a to nie tylko przedsiębiorcy ale i zwykli ludzie, zatrudnieni u kogoś – „zatrzymaj się i popatrz – jak będzie wyglądać dziś jak Ciebie wczoraj zabraknie”. dla portalu Warto Znać mówi Magdalena Nowak, doradca Biznesowy i Sukcesyjny Wealth Management Services Sp. z o.o., Head of Operations w LegalHut Sp. z o.o.

Na samą myśl o sukcesji firmy, mam dreszcze. Wielu przedsiębiorców, nie myśli o tym co będzie w momencie, kiedy ich zabraknie… Dlaczego się tego boimy wg Ciebie?

Myślę, że nie boimy się sukcesji. Nie dopuszczamy do siebie tego, że coś złego się może stać. Jest to bardzo częste zjawisko z jakim się spotykam. Ludzie wypierają fakt „złego”. To sąsiad zachoruje, daleka rodzina umrze – my jesteśmy „nieśmiertelni”. Ludziom ciężko się rozmawia o chorobach, śmierci czy inwalidztwie z powodu wypadku. Jesteśmy skupieni na tu i teraz. O rzeczach dobrych – urodziny, śluby, rocznice – można rozmawiać bez końca. Dlaczego tak jest? Dlatego, że jak zaczniemy rozmawiać o śmierci tak naprawdę okazuje się, że trzeba „zrobić porządki”, trzeba przyznać się do „zaniedbań” do jakich się dopuściliśmy. Znam wielu przedsiębiorców – jednoosobowe działalności gospodarcze, które do dziś nie zostały przekształcone, zabezpieczone przed ich zamknięciem na skutek śmierci właściciela. Co ciekawe – ludzie kojarzą sobie „sukcesję” z „ubezpieczeniem” – co jest absurdem ale niestety „ubezpieczeniowcy” taki PR zrobili. Drugie skojarzenie to „oddanie firmy młodszym pokoleniom” – co wcale nie następuje a jeśli już to trwa to wiele lat.

Czy sukcesja firmy, to przekazanie jej odpowiednim spadkobiercom? Kontynuowanie działalności – dobrze myślę? Jak to prosto wytłumaczyć? 

To nie jest dosłownie przekazanie firmy. Sukcesja firmy jest procesem złożonym i trwającym kilka lat. Nie musi być to przekazanie firmy młodszym pokoleniom. Jest to „unieśmiertelnienie firmy” tak, aby w przypadku kiedy osoby w niej będące – właściciele, wspólnicy – mogli w każdej chwili z niej odejść. Czy to w przypadku zgonu czy też chęci pójścia na emeryturę, albo odsprzedaży przedsiębiorstwa. Widzisz – żeby przeprowadzić w firmie sukcesję my musimy przeprowadzić najpierw analizę prawno – podatkowo – finansową, gdzie analizujemy przedsiębiorcę i jego otoczenie. Na podstawie tej analizy układamy „mapę” zagrożeń i plan działania – z rozbiciem na działania w bliższym i dalszym terminie. Jeśli bowiem okaże się, że firma wymaga przekształcenia – jest to dłuższy proces. Badamy podatki, polisy, umowy kredytowe, dotacje i wiele innych kwestii. Różnica we współpracy ze mną a pójściem do kancelarii jest taka, że my „badamy” czy przekształcić przedsiębiorstwo a jeśli tak to na jaka formę. Kancelaria tylko pisze dokumenty, nie przeprowadza tak głębokiej analizy. Czasem okazuje się, że nie ma potrzeby przekształcania – przygotowujemy firmę do zamknięcia. Wiele zależy od sytuacji jaką zastaniemy i woli nestora (właściciela firmy). Niekiedy trafiają do nas klienci którzy wiele lat temu zakładali firmy i teraz już kolejne pokolenia w nich pracują – wtedy czeka nas inne działanie. My sprawiamy, że firma – jeśli nie jest przeznaczona do zamknięcia – staje się firmą nieśmiertelną. Oddzielamy majątek prywatny od firmowego i zabezpieczamy członków rodziny przed niespodziewanymi sytuacjami. To ogrom pracy wymagający od klientów zaufania – w końcu powierzają nam swoją przyszłość.

Potrzebny jest zarządca sukcesyjny, lub zarząd. Jak się go powołuje?

Nie do końca tak jest. „Zarządca sukcesyjny” to wprowadzona 5 lipca 2018r instytucja teoretycznie pozwalająca na zarządzanie firmy – jednoosobowej działalności lub spółki cywilnej – po śmierci przedsiębiorcy. Dlaczego mówię „teoretycznie”? Z kilku powodów – jednym z nich jest to, że jest to „chwilowe” – maksymalnie na 2 lata z ewentualnym przedłużeniem do 5 lat jednakże nie dłużej niż na czas przeprowadzenia podstępowania spadkowego. Drugim powodem jest to, że sprawy się komplikują jeśli w skład spadkobierców wchodzą małoletnie dzieci. Trzecim to, że firmy mające koncesje musza uważać, żeby ich nie stracić itd. Itp. Ponadto w sytuacji kiedy spadkobiercy nie dojdą do porozumienia i zechcą sprzedać firmę – wyprzedać magazyny, maszyny, nieruchomości – będą musiały zapłacić podatek VAT. Przy zwalnianiu pracowników – mogą się narazić na zapłatę odpraw. Jeśli nie wystarczy środków na zapłatę i rozliczenie przedsiębiorstwa – pokrywa się to również majątkiem prywatnym przedsiębiorcy – nieruchomości, ruchomości, lokaty, środki na rachunkach bankowych. Sukcesja firmy powoduje, że tego wszystkiego co wymieniłam wyżej – nie ma.

Kogo najlepiej wybrać na zarządcę? Powiem Ci, że jak zaczęłam czytać różne informacje przed wywiadem w tym temacie, miałabym problem na kogo postawić, kogo wybrać. Jakimi kryteriami się kierować podczas wyboru zarządcy?

Podczas przeprowadzanego przez nas procesu sukcesji w przedsiębiorstwie wybieramy „zarządcę sukcesyjnego” ale tylko na czas przeprowadzenia zmian. Jest to z reguły osoba najbardziej ‘wcielona” w firmie – niekoniecznie „małżonek/małżonka”. Czasem są to już dzieci albo osoby obce – pracownicy wysokokwalifikowani. Jednakże podkreślam – są to działania jakie wykonujemy ale tylko „tymczasowo” do chwili zakończenia procesu zmian.

Zarząd czy zarządca sukcesyjny jakie ma prawa? Czy nawet jeśli mnie już nie będzie na tym świecie – on może wszystko?

Zarządca sukcesyjny ma wiele praw, jest on tylko „na chwilę”, na czas przeprowadzenia spraw spadkowych i określenia się co dalej z przedsiębiorstwem. Jeśli nastąpi decyzja sprzedaży i zamknięcia firmy, a w skład spadkobierców wchodzą małoletni, to tu zaingeruje już Sąd Rodzinny i postępowanie może trwać latami. Unikamy takich sytuacji i dlatego wraz z przedsiębiorcą i jego otoczeniem układamy sprawy tak, żeby uniknąć takich sytuacji. Często rodzina nie jest w stanie myśleć o prowadzeniu firmy, jest przytłoczona śmiercią przedsiębiorcy i poszukiwaniem części składowych spadku. Czasem dochodzi też do sytuacji, kiedy to rodzina z poprzedniego małżeństwa również „staje w konkury” z tymi, którzy byli jako ostatni i wtedy dochodzi do chaosu. Niejednokrotnie uczestniczymy w takich sytuacjach, gdzie przedsiębiorcy już nie ma – rodzina wie wtedy, do kogo się zwrócić o pomoc. Prowadzimy ją wtedy przez skomplikowane sprawy spadkowe i jest nam łatwiej – ponieważ mamy wiedzę o przedsiębiorcy i jego otoczeniu.

Obawiałabym się np. zwolnień pracowników, szczególnie tych długoletnich, zaufanych. Którzy budowali ze mną firmę. Czy mogę ich jakoś ochronić przed zwolnieniem?

Tak – możesz ochronić poprzez zmianę formy prowadzonej działalności – należy pamiętać, że najmniej bezpieczna jest jednoosobowa działalność gospodarcza – po pierwsze firma to Ty, a po drugie to tylko Tobie się wydaje, że masz pieniądze „firmowe” i „prywatne”. Często jest to jedna i ta sama kieszeń. Zobacz, że często taka osoba zatrudnia swoją rodzinę. I jak przychodzi zgon to nie tylko traci się możliwość wykonywania pracy ale i zamieszanie jakie powstaje z tego powodu sprawia, że firma nie jest w stanie funkcjonować normalnie. Temat pracowników jest szeroki – są pułapy, gdzie należna staje się odprawa i co wtedy? Nie tylko pracownik traci pracę, ale i firma traci środki finansowe uszczuplając tym samym swój budżet. Jak widzisz – nie jest to bezpieczne rozwiązanie.

Wiem, że zarząd sukcesyjny nie trwa wiecznie, ma określony czas. A co później?

Zarządca jeśli był powołany to na czas przeprowadzenia postępowania spadkowego. Należy pamiętać też, że jest on obowiązany sporządzić ‘spis z natury” według którego w sytuacji gdy spadkobiercy zadecydują o zamknięciu firmy – należy zapłacić podatek VAT. Często jest tak, ze np. towar na magazynie był zakupiony za 500.000zł a faktycznie sprzedano go za 100.000zł to i tak podatek jest od kwoty ‘spisu” czyli wartości a nie kwoty uzyskanej ze sprzedaży. Co to oznacza? Że np. przy przedsiębiorstwie gdzie oszacujesz wartość jego na 20mln zł zapłacisz 4,6 mln podatku VAT. Nie ma znaczenia jaka jest faktyczna kwota sprzedaży. Jeśli zabraknie środków – pokrywanie podatku należnego jest z majątku prywatnego. A wracając do pytania – co dalej, po zarządzie? Albo jeden ze spadkobierców przejmuje firmę i spłaca pozostałych spadkobierców albo wszyscy stwierdzają, że zamykają przedsiębiorstwo i dokonują rozliczenia. Czyli firma albo przetrwa albo nie.

Co się dzieje w przypadku kiedy np. przedsiębiorca ginie w wypadku i nie miał zarządcy czy zarządu sukcesyjnego?

Tak jak wspominałam wcześniej – następuje chaos. W rzeczywistości firma umarła. Nie działają żadne licencje, zezwolenia. Jeśli to firma transportowa – staje cały transport – kierowca nie może przejechać ani jednego kilometra. W hotelu nikt nie ma prawa pobrać opłaty, w pubie sprzedać ani jednej butelki alkoholu. Pełnomocnictwa przestają działać. Nie ma nic. Nawet nie wolno ruszyć środków z rachunku bankowego. Zostaje jedna wielka hałda, którą trzeba posprzątać.

Dlaczego warto o to zadbać? 

Powiedziałabym inaczej – należy zadbać o dwie rzeczy – jedną z nich jest „nieśmiertelność” przedsiębiorstwa, drugą – oddzielenie majątku prywatnego od firmowego.

Jaka jest różnica w takiej sukcesji w zależności od prowadzonej działalności? Tzn. miedzy spółką czy działalnością gospodarczą? W spółce zazwyczaj jest wspólnik, ale niekoniecznie…

Sukcesja firmy to proces długotrwały pozwalający na unieśmiertelnienie przedsiębiorstwa. Tak jak już wcześniej wspomniałam – wiele przedsiębiorstw powstało w latach 90-tych, a dziś urosły, są ogromnymi przedsiebiorstwami. W wielu z nich pracują nie tylko dzieci, ale i wnukowie, a seniorzy są już zmęczeni i chcieliby odpocząć wiedząc, że firma dalej prosperuje. Należy pamiętać też, o tym kiedy majątek prywatny jest bezpieczny ,a kiedy nie. Pewne rodzaje spółek nie pozwalają na ich oddzielenie. Poza tym, umowy spółek sprzed wielu lat często bywają nieaktualne. Przedsiębiorcy którzy korzystają z naszych usług to firmy różne zarówno jeśli chodzi o skalę wielkości jak i różnorodność branż. Zastajemy różne formy prowadzenia działalności, różne zaangażowanie rodziny. Trzeba pamiętać o tym, że nie zawsze rodzina chce być związana z firmą. Czasem wprost przeciwnie – dzieci dorosły, założyły własne rodziny, powyjeżdżały. Oprócz spraw związanych dosłownie z firmą układamy też te rodzinne – spadkowe, związane z małoletnimi. Jest to bardzo szeroko zakreślona analiza i ogrom pracy przy „układaniu puzzli”.

Co jeszcze powinniśmy wiedzieć?

To o czym należy pamiętać to to, że nie jesteśmy nieśmiertelni. Nie jesteśmy sami. O pewne kwestie należy zadbać już dziś. Pomoc jaką świadczymy to zarówno podatkowa, finansowa, prawna ale tez i psychologiczna. Mamy sztab specjalistów, którzy pomagają tak „poukładać klocki”, że jak jeden z nich wypadnie to „wieża” stoi dalej. Zawsze proszę ludzi z którymi o tym rozmawiam – a to nie tylko przedsiębiorcy ale i zwykli ludzie, zatrudnieni u kogoś – „zatrzymaj się i popatrz – jak będzie wyglądać dziś jak Ciebie wczoraj zabraknie”.

Mam na co dzień osoby, które przychodzą z „dziwnymi” dokumentami spadkowymi, nie wiedzą kto, co, skąd…. Co z tym zrobić. Często jest też tak, że nieboszczyk „jeszcze nie ostygł” a już rodzina jest skłócona. Czasem napisanie testamentu wręcz może zaszkodzić i lepiej jak go nie ma, a czasem wprost przeciwnie.

Każdemu klientowi zadaje pytania podczas naszej pierwszej rozmowy. I pokazuje mu gdzie jest, w jakim punkcie co się może „zapalić”. O ile śmierci czy wypadku nie jesteśmy w stanie przewidzieć o tyle wiele innych kwestii jako specjalista widzę i możemy ewentualnym późniejszym „katastrofom” zapobiec. Zamiast mówić „Polak mądry po szkodzie” ja mówię – „bądź mądry przed i się zabezpiecz”.

Z Magdaleną Nowak rozmawiałą Ewelina Salwuk-Marko

Magdalena Nowak

Doradca Biznesowy i Sukcesyjny Wealth Management Services Sp. z o.o., Head of Operations w LegalHut Sp. z o.o.

Absolwentka Wyższej Szkoły Finansów i Zarządzania w Białymstoku kierunek MBA. Studia podyplomowe na SWPS „Negocjacje i mediacje”. Ławnik w Sądzie Rejonowym w Białymstoku w Wydziale Rodzinnym i Nieletnich. Mediator stały przy Sądzie Okręgowym w Białymstoku oraz Ogólnopolskiego Stowarzyszenia OPTIMUS MEDIATOR.

Doświadczenie w zakresie finansów, zarządzania, marketingu, sprzedaży oraz ubezpieczeniach. Specjalizuje się w dziedzinach: sukcesji, roszczeń bankowych, roszczeń odszkodowawczych, pomocy frankowiczom, bataliach z komornikami, mediacjach. Klienci których obsługuje to zarówno firmy jak i osoby indywidualne.

Publikacja w książkach i e-bookach pod redakcją Ilony Adamskiej na łamach Wydawnictwa ID Media. Członkini Europejskiego Klubu Kobiet Biznesu oraz MBA Business Club WSFiZ i IPH Białystok, Partnerskie Kluby Biznesu.

Linkedin – https://www.linkedin.com/in/magdalena-nowak-b2ab88177/

Magdalena Nowak – https://www.facebook.com/profile.php?id=100024512494915

Doradca Sukcesyjny Magdalena Nowak – https://www.facebook.com/doradcasukcesyjny.magdalena.nowak/

Biznes Prawo Finanse – https://www.facebook.com/Biznes-prawo-finanse-102478144562491