Świat daje nam coraz więcej możliwości. Jesteś ekspertką w swojej dziedzinie? Nie musisz ani pracować na etacie, ani posiadać biura do własnej działalności. Jeśli chcesz zarabiać na swojej specjalizacji, nie musisz ponosić dużych inwestycji bez względu na to, czy to zarabianie polega na świadczeniu innym swoich usług, czy edukowaniu ludzi jak wykonywać, to czym się zajmujesz. Wystarczy biurko w Twoim prywatnym mieszkaniu, komputer lub laptop i dostęp do Internetu.
Tylko tyle i aż tyle
Na co dzień wspieram ekspertów w tworzeniu ich produktów cyfrowych i fizycznych i poniżej opiszę Ci najczęściej spotykany scenariusz rozwoju biznesu online takiego eksperta. Ciekawa jestem, w którym miejscu teraz Ty się znajdujesz? Napiszesz w komentarzu?
Jak zacząć własną działalność online?
Masz do wyboru dwie drogi:
- Znudziłaś się etatem i chcesz działać na swoim. Powody tej zmiany mogą być przeróżne: niespełnianie się na etacie, brak możliwości rozwoju, ale też wyzwania w relacjach z zespołem, czy mobbing. Niezależnie od powodów chcesz być freelancerem, który sam decyduje z kim i przy jakich projektach pracuje.
- Jesteś w takim miejscu swojego rozwoju, że chcesz dzielić się swoją wiedzą z innymi. Chcesz szkolić, tworzyć produkty cyfrowe, prowadzić szkolenia i warsztaty stacjonarne.
W obydwu przypadkach zaczynasz z tym co masz — najczęściej przy prywatnym biurku, z własnym laptopem i planem do działania oraz celami do osiągnięcia. Robisz wszystko lub prawie wszystko sama.
Jakie role pełnisz w swojej firmie?
Najczęściej na początku freelance decydujemy się na korzystanie z usług księgowej i prawnika. W ferworze nowych zadań, realizacji planów zapominasz lub nawet nie zdajesz sobie sprawy, ile ról pełnisz w swojej firmie. A jesteś w niej między innymi:
- sprzedawcą lub nawet new business managerem
- asystentką
- fakturzystką
- windykatorką (oby nie)
- help deskiem dla swoich klientów
- web deweloperem
- blog managerem
- strategiem marki
- projekt managerem
- copywriterem
- social media managerem
- grafikiem — i to nie koniec potencjalnej listy ról, które pełnisz w swojej firmie
A na samym końcu właścicielką.
I ta ilość ról na początku wcale nie jest taka zła. Do czasu. Zapytasz do którego momentu?
Jak rozpoznać znaki ostrzegawcze?
Żółta lampka powinna Ci się zapalić w momencie kiedy:
- zadanie, które wykonałaś, wymagało poprawy lub przynosiło niezadowalający efekt — ponieważ nie masz potrzebnych do jego wykonania umiejętności
- gdy zaczynają się pojawiać w miesiącu pojedyncze dni, w których trakcie „wrzutki” powodują całkowite rozbicie Twojego planu działań i nadrabiasz realizację zadań przez kolejne 2-3 dni.
Mam na myśli wrzutki w stylu: klient upomina się o dosłanie czegoś, co powinnaś im wysłać wcześniej. Klient prosi o drobne zmiany. Podwykonawca wraca z pytaniami dodatkowymi do projektu.
Czerwona lampka to znak, że jest już za późno na spokojne delegowanie. Działasz już wtedy od dobrych kilku miesięcy w trybie złej wielozadaniowości na poziomie zbyt wielu ról w firmie. Nie Ty zarządzasz swoim czasem, a on zarządza Tobą w sensie ilości osób, które coś od Ciebie chcą na CITO. Zapominasz wtedy lub już dawno o tym zapomniałaś, a może wcale do końca nie byłaś tego świadoma, po co tak naprawdę tworzyłaś swój biznes
Jak długo warto pełnić wiele ról w swojej firmie?
Do momentu aż pojawi się pierwsza żółta lampka. Nie dłużej. Przy pierwszych sygnałach złej wielozadaniowości masz jeszcze czas na spokojną i przemyślaną rekrutację i wdrożenie nowego współpracownika.
Pamiętasz, co chciałaś osiągnąć, gdy pomyślałaś „zostanę freelancerem”? Chyba nie to, żeby wydać kilka e-booków, czy kursów? Pewnie teraz pomyślałaś, że chciałaś pomagać innym ludziom. To też prawda, ale… nadrzędnym celem, który nie zawsze od początku potrafimy dookreślić, jest stworzenie miejsca, biznesu, który osiągnie stabilny i długotrwały wzrost. To nie znaczy, że ciągle musisz wymyślać nowe produkty, czy usługi, żeby rosnąć. To znaczy, że Twoja firma rozwija się w stałym tempie, jest stabilna i daje Ci i osobom skupionym wokół Ciebie (i rodzinie, i współpracownikom) poczucie bezpieczeństwa.
Jak przygotować się do poszukiwania właściwego podwykonawcy?
Przede wszystkim usiądź sama ze sobą i zastanów się nad poniższymi kwestiami. Nikt za Ciebie tego zadania nie może zrobić, ponieważ jest ono z kategorii strategicznych dla rozwoju Twojego biznesu (tych nigdy w całości nie deleguj).
Do jakich zadań szukasz wsparcia i co to dokładnie oznacza? Za jakiego rodzaju zadania/projekty ma odpowiadać osoba, której szukasz?
Rozpisz to najdokładniej, jak potrafisz. W czasach, gdy każdy może sam nazwać swoje stanowisko, mniej praktyczne stało się skupianie na nazwach “zawodów”. O wiele efektywniej jest poszukiwać osoby, posiadającej konkretne kompetencje, wykonującej interesujące Cię zadania/czynności, niż szukać po nazwie zawodów.
Kogo szukasz: specjalisty z danego zakresu, eksperta znającego się na danej tematyce — wirtualną asystentkę, która niekoniecznie jest specjalistą w danym zakresie, ale umie wykonać zadania w dość dobrej jakości — a może stażystę, którego przyuczysz do wykonywania zadań?
Jeśli nie jesteś w stanie rozpisać działań, które ma wykonywać podwykonawca, to może lepszą inwestycją byłby strateg do poukładania wizji. Jeśli masz trudności ze skutecznym przekazywaniem zakresu zadania, z delegowaniem, warto pomyśleć o zaangażowaniu managera projektu, który zajmie się jego koordynacją i realizacją. Jeśli sama potrafisz rozpisać zadania i stworzyć strategię, to znaczy, że masz wystarczającą wiedzę, żeby zweryfikować umiejętności podwykonawcy i sprawdzić, czy nie prowadzi Cię w przysłowiowe maliny.
W jaki sposób chcesz sprawdzić kompetencje kandydatów?
Jeśli szukasz specjalisty w danym zakresie, ma on zapewne rozbudowane portfolio, opisane case study ze współprac, czy też opinie wcześniejszych klientów, które możesz zweryfikować. Jeśli szukasz wirtualnej asystentki, jej umiejętności możesz sprawdzić na etapie pytań rekrutacyjnych lub przez zadanie próbne. Im bardziej skomplikowanych czynności potrzebujesz w trakcie współpracy, tym bardziej warto rozważyć pełnopłatne zadania próbne. Nie bój się też chwycić za telefon i skontaktować z obecnymi lub byłymi klientami tego specjalisty.
Z jakich programów/aplikacji na co dzień korzystasz?
Spisz wszystkie programy i aplikacje, których używasz na co dzień łącznie z tymi do komunikacji i zarządzania zadaniami. Czy kandydat musi znać te programy? Czy jeśli któregoś nie zna, to dopuszczasz możliwość nagrania miniszkolenia z danej aplikacji?
W jaki sposób chcesz zweryfikować kompetencje miękkie kandydata?
Sprawdzanie kompetencji miękkich polega na sprawdzeniu, czy obydwoje mówicie tym samym językiem. To też sprawdzenie wrażeń ze współpracy z daną osobą, jej wcześniejszych klientów czy przełożonych. Z reguły najlepiej sprawdzić to telefonicznie, a jeszcze lepiej rozmawiać, widząc twarz rozmówcy (face to face, video rozmowa). Pamiętaj, że papier przyjmie wszystko, mail też, a rozmawiając z osobą, która referencji udzieliła, słyszysz ton jej głosu i obserwujesz mimikę — one mogą potwierdzić lub zaprzeczyć treści na papierze. Nawet jeśli jeszcze nie współpracowała zdalnie, to warto zadzwonić do jej poprzedniego pracodawcy czy koordynatora w wolontariacie.
Responsywność — Twoja i kandydata.
Kiedy — w jakie dni i w jakich godzinach — pracujesz. Czy chcesz, aby Twój zespół pracował w tych samych godzinach co Ty (synchronicznie) czy też nie przeszkadza Ci praca asynchroniczna i każdy może wykonywać swoje zadania kiedy chce?
Formalności
Czy masz przygotowane swoje dokumenty dotyczące współpracy (umowa, NDA, umowa powierzenia danych osobowych, gdy kandydat ma mieć dostęp do danych osobowych Twoich klientów)? Jeśli nie, to skąd je weźmiesz?
Jaki masz budżet na współpracę?
Pocieszę Cię. Możesz się spotkać ze stawkami od 30 zł do nawet 150 zł netto za godzinę roboczą i żadna nie będzie standardem. Im wyższa stawka, tym większe doświadczenie kandydata. Przy współpracach B2B przyjęło się, że standardowe zadania wirtualnej asysty, realizowane przez samodzielną wirtualną asystentkę, to stawka do 50 zł – 70 zł netto. Przedział 70 zł – 90 zł netto to stawka osoby, która jest office managerem (koordynuje pracę Twoich podwykonawców i część zadań robi sama). Wyższe kwoty to stawki eksperckie. Uważałabym na oferty od osób określających siebie jako samodzielna wirtualna asystentka, które podają cenę poniżej 30 zł- 40 zł netto za roboczogodzinę — bardzo często klienci takich VA przychodzili do mnie z bardzo nieciekawymi doświadczeniami: brak umiejętności, świadomości biznesowej, przekroczone deadline’y, poważne błędy wynikające z zaniedbań lub braku wiedzy.
Czy musisz zatrudniać nową osobę w zespole na etat?
Nie, choć oczywiście możesz. Pamiętaj, że przy umowie o pracę obowiązują Cię zapisy Kodeksu Pracy.
Inną alternatywą jest skorzystanie z usług innych podwykonawców. Wynajęcie ich do konkretnych zadań lub do współpracy cyklicznej. B2B (z VAT, bez VAT), czyli współpraca z innym przedsiębiorcą, który wystawi Ci faktury za swoje wsparcie. Umowy o dzieło i umowy zlecenia pojawiają się rzadziej, ponieważ generują ze strony zleceniodawcy dodatkowe zadania oprócz delegowania i opłacenia podwykonawcy.
A co, jeśli jestem już w czerwonej strefie?
Ale co zrobić, jeśli czytasz ten tekst i czujesz, że już zadomowiłaś się w „czerwonej strefie”?
Wiesz już, że jest za późno na spokojny rozwój i znalezienie współpracowników oraz ich wdrożenie do swojego biznesu. Trudno mi sobie wyobrazić, że jesteś w sytuacji, w której ciągle gasisz pożary i nic nie zmieniając, nagle znajdujesz dodatkowy czas na przeprowadzanie rekrutacji i onboardingu (wdrożenia) nowego współpracownika czy podwykonawcy.
Wtedy potrzebne jest ostre cięcie. Założeniem podstawowym zwalczania skłonności do wpadania w złą wielozadaniowość jest:
- zawieszenie wszystkich nowych projektów,
- odblokowanie i realizacja maksymalnie trzech najważniejszych i najbardziej priorytetowych,
- gdy jeden projekt z odwieszonych kończysz, dopiero wtedy odwieszasz kolejny w kolejce.
Chcesz wiedzieć więcej o delegowaniu i budowaniu zdalnego zespołu opartego o podwykonawców? Kliknij tu i pobierz bezpłatny materiał “Delegowanie w skalowaniu biznesu online – Krok 0: Przygotowanie do delegowanie” (link: https://nieradko.pl/jak-delegowac-w-biznesie-online)
Elżbieta Nieradko
Od 2010 działam online, świadcząc usługi dla biznesu — od początku wspieram inne biznesy działające również online (lub chcące przenieść się z offline do online) w skalowaniu ich działań. Od 2015 roku prowadzę konsultacje, mentoringi i warsztaty, których celem jest dzielenie się doświadczeniem i wspieranie osób, które chcą działać online — prowadzić swój własny biznes i/lub wspierać biznesy innych przedsiębiorców. Od 2019 jestem menadżerką projektów — pomagam koordynować działania i skutecznie tworzyć nowe produkty i usługi np. kurs online, e-book, konferencję online, webinar, kubek, planer, kalendarz, książkę (to tylko przykłady, nie chcę Cię zanudzać listą projektów, które miałam już okazję wdrażać 😉 )
Zaliczyłam dużo wpadek i jeszcze więcej się z nich nauczyłam, a wszystko to zaprocentowało wdrożeniem dobrych praktyk, procedur, zasad, którymi się kieruję we współpracy. Niczego nie narzucam swoim klientom i stałe pytanie w trakcie spotkań to „a jak Ty chcesz? – nie musisz robić tak jak inni, ale musisz działać zgodnie z własnymi wartościami”.
WWW: http://nieradko.pl/
