Komunikacja email -dlaczego warto odpowiadać na każdy mail?

Komunikacja i relacje są nieodłącznym elementem prowadzenia własnej firmy. W dzisiejszym świecie komunikacja wskakuje na nowe tory – dzwonimy, esemesujemy, rozmawiamy za pośrednictwem mediów społecznościowych, a nawet możemy się widzieć, rozmawiając przez kamerę. Spośród wielu różnych narzędzi do komunikacji, to właśnie mail jest tym najpopularniejszym. Czy w odpowiedni sposób go wykorzystujesz? Bo mail, to nie tylko wysyłanie wiadomości, mail także podtrzymuje relacje i buduje Twój wizerunek.

Czego dowiesz się z artykułu:

• Dlaczego tak ważna jest kultura mailowa.
• Dlaczego „Witam” nie powinno się stosować w komunikacji mailowej.
• Jakie korzyści niesie odpisywanie na maile.

Kultura pisania maili

Kultura w biznesie znajduje się dziś na różnym poziomie. Z jednej strony wiemy o tym, jak jest ona ważna i często o niej mówimy, z drugiej nie zawsze wprowadzamy ją w życie. Dużo pracy, stres, obowiązki, zobowiązania i inne sprawy, które dźwigamy na naszych barkach, obciążają nas psychicznie. Tym samym niektóre rzeczy wykonujemy bardzo szybko, pobieżnie, nie zdając sobie sprawy z konsekwencji.

Zastanów się i odpowiedz sobie na kilka ważnych pytań:

• W jaki sposób wysyłam maile? Czy mail zawiera zwroty grzecznościowe?
• Czy w wiadomości znajduje się stopka z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem i danymi kontaktowymi?
• Czy informacje przekazywane są w jasny i precyzyjny sposób?
• Czy jeśli oczekujesz odpowiedzi, piszesz o tym?
• W jaki sposób Twój odbiorca Cię oceni po otrzymaniu takiego maila?

Nie ma znaczenia (jeśli mówimy o mailach typowo biznesowych), czy wysyłasz je do stałego klienta, czy do nowego, czy do partnera biznesowego. Każdy mail powinien pokazywać Twoją wysoką kulturę osobistą. Taka wiadomość jest naszą wizytówką i powinna prezentować nas z jak najlepszej strony.

Pamiętaj o:

Zwrotach grzecznościowych

Nigdy nie używaj słowa „Witam” na początku konwersacji. Jest to zwrot, który jest nacechowany negatywnymi emocjami. Ma negatywny wydźwięk – jakbyś oceniał kogoś „z góry”, czuł się ważniejszy i lepszy. Lepiej zacząć od „Szanowny Panie” czy „Dzień dobry”. Jeśli już znacie się dłużej – „Szanowana pani Alicjo”. Szacunek stawiaj zawsze na pierwszym miejscu.

Zawsze się podpisuj

W ciągu wielu lat mojej pracy zauważyłam, że nie każdy podpisuje swoje maile. Jeśli ktoś wykonuje jakąś pracę, to się na nią zgodził, dlatego powinien się podpisać imieniem i nazwiskiem. Otrzymuje mnóstwo maili wysłanych z początkiem zaczynającym się w ten sposób: „kontakt”, „hello” lub „biuro”, które kończą się nazwą marki. I tak naprawdę nie wiem, kto jest po drugiej stronie, z kim konwersuję. Czy z szefem, pracownikiem, a może menadżerem? Są oni o tyle w komfortowej sytuacji, że widzą, z kim piszą, a ja nie. Muszę dodatkowo poświecić czas, aby o to zapytać. Inaczej rozmawia się z szefem, a inaczej z pracownikiem, który nie jest osobą decyzyjną.

Podpisanie się to nie tylko imię i nazwisko. To także stanowisko, firma i dane kontaktowe, czyli telefon i mail. Taka stopka ułatwia kontakt, ponieważ są takie sprawy, które lepiej jest omówić telefonicznie. Jeśli do tej pory nie masz takiej stopki, szybko napraw ten błąd.

Daj czas

Jeśli wysyłasz zapytanie – zawsze dodawaj termin odpowiedzi. Ustal go. Najlepszym rozwiązaniem jest, by dać na odpowiedź kilka dni, tak aby adresat miał możliwość zastanowienia się, czy omówienia propozycji z innymi osobami. Ustalony czas (np. czwartek do godziny 13.00) spowoduje, że ta osoba skrupulatniej podejdzie do tematu. Dzięki temu mamy większe prawdopodobieństwo, że otrzymamy odpowiedź na naszego maila. Jeśli nie podamy terminu, odpowiedzi możemy się nie doczekać. Tutaj działa psychologia.

Odpisuj na każdy mail!

Brzmi na pewno kuriozalnie i niektórzy chwycą się za głowę. Ale po ponad roku stałego odpisywania na mile przyznaję, że efekt jest zadziwiający. Nie musisz od razu odpowiadać na maile, tym bardziej jeśli masz ich 100 każdego dnia. Skutecznym sposobem jest ustalenie sobie odpowiedniej pory w tygodniu (np. piątek między 8.00 a 9.00 godziną). Jeśli masz wiele podobnych maili, którymi nie jesteś zainteresowany, to przygotuj sobie w Wordzie czy notatniku gotową odpowiedź. Wysyłaj ją na zasadzie kopiuj-wklej. Zaoszczędzisz wtedy mnóstwo czasu.

Efekt?

Takim zachowaniem pokazujesz, że szanujesz czyjąś pracę. Nawet jeśli mail Cię nie interesuje, warto odpisać, że dziękujesz za zaangażowanie, ale to nie dla Ciebie i życzysz sukcesów. Nigdy nie wiesz, co wydarzy się za kilka lat. Gdzie ta osoba będzie pracować za rok czy za 5 lat. Dzięki takim kulturalnym mailom może zapamiętać Cię jako wyjątkową i wartościową osobę. A może zaproponuje jakiś wartościowy projekt.

Nie pal kontaktów – buduj markę osobistą

Palenie kontaktów nie jest dobre. Lepiej budować niż palić za sobą mosty. Odpowiednio napisany mail, buduje też nasz wizerunek. Sprzyja PR-owi osobistemu. Dziś tak ważne jest, aby tworzyć wiarygodny wizerunek, bazujący na etyce biznesowej. Nasze zachowanie, szczególnie w internecie, jak i prezentujące nasze wiadomości mailowe, ma kluczowe znaczenie w budowaniu marki osobistej. Zawsze staraj się trzymać wysoki poziom konwersacji – bądź precyzyjny i konkretny. Dzięki temu w oczach innych osób staniesz się kluczowym partnerem biznesowym. Dobra oferta, znajomość branży czy bycie ekspertem to jedno, a umiejętność kulturalnego „sprzedania się” to drugie, a to jest dziś na wagę złota.

Ewelina Salwuk-Marko

Redaktor naczelna portalu Feszyn.com założonego w 2013 roku, a także portalu biznesowo-eksperckiego WartoZnac.pl. Właścicielka Agencji kreatywnej Sal-Mar, twórczyni kampanii społecznej wspierającej kobiety na rynku pracy GoWomen. Wykładowca akademicki w Dolnośląskiej Szkole Wyższej. Otrzymała statuetkę „Diamenty kobiecego biznesu 2017”, „Kobieta, która inspiruje 2020”. Ukończyła dwa kierunki studiów. Strateg komunikacji, PR-owiec i specjalista od content marketingu. Od lat wspiera polskie marki, propagując idee „wybieram polskie produkty”. Motywuje ludzi do zachowania kultury i etyki biznesowej, która ma dla niej kluczowe znaczenie. Branżą internetową zajmuje się od 2009 roku , w którym to czasie zdobywała doświadczenie przede wszystkim w szeroko pojętym marketingu internetowym.  Prywatnie miłośniczka seriali, pasjonatka mody, zafascynowana naturalnymi kosmetykami. Żona i matka.

Polub ten artykuł i podaj dalej!

20

20