Jak unowocześnić dział sprzedaży, aby handlowcy pracowali wielokrotnie wydajniej

Automatyzacja to sprawdzony sposób na budowanie sprzedaży, oszczędność czasu menedżerów i unikanie błędów wynikających z nieuwagi. Niektóre działy sprzedaży nadal pracują tylko z arkuszami kalkulacyjnymi programu Excel lub Google. Sukces firmy w tym przypadku zależy tylko od uważności i odpowiedzialności menedżerów. Czy pracownik nie zapomni oddzwonić do klienta, czy nie popełni błąd zapisując numer telefonu klienta, czy nie zmarnuje czasu pracy?

Ze względu na różne czynniki, niektóre procesy biznesowe nie przypominają lejka sprzedażowego, a raczej przypominają durszlak. Na każdym etapie „odpadają” klienci, którzy z różnych powodów nie dokonali zakupu. W tym artykule dowiesz się, jak krok po kroku zautomatyzować dział sprzedaży i jakie narzędzia są do tego niezbędne.

Dlaczego automatyzacja działu sprzedaży jest potrzebna

Optymalizacja przepływu pracy

1. Menedżerowie nie poświęcają dużo czasu na wypełnianie danych klientów i wyszukiwanie niezbędnych informacji w korespondencji. Informacje są automatycznie przechowywane w jednym serwisie.
2. Pracownicy nie zapominają o zadaniach i szybko reagują na zamówienia klientów. Jeśli przegapisz telefon od klienta, system utworzy zadanie i wyśle ​​przypomnienie, aby się z nim skontaktować. Podobnie przy rejestracji, zamówieniu na stronie, wypełnianiu formularza zwrotnego itp. Dział sprzedaży, którego zadania znajdują się w wygodnym dashboardzie, pracuje znacznie wydajniej.
3. Menedżerowie używają szablonów do pisania standardowych pism i ofert handlowych. System automatycznie wysyła wiadomość e-mail do klientów po przejściu transakcji do określonego etapu. Menedżerowie widzą, czy klient otworzył ofertę i zapoznają się z nią w całości.

Kompletność danych

1. W systemie zapisywane są informacje o transakcji, kliencie i źródłach reklamy. Wykluczona jest możliwość pomyłek i zapomnienia menedżerów.
2. Menedżer widzi na wygodnym panelu, jak kupujący porusza się po lejku sprzedażowym, na jakim etapie są negocjacje dotyczące transakcji.
3. Historia komunikacji z klientem jest przechowywana w jednym serwisie. Informacja o zainteresowaniach kupującego i dotychczasowych zakupach jest zaletą w powtórnej sprzedaży.

Kontrola działu sprzedaży

1. Do transakcji dołączone są nagrania rozmów telefonicznych. Aby monitorować postęp sprzedaży, kierownictwo powinno systematycznie odsłuchiwać rozmowy.
2. Wyniki pracy działu sprzedaży i każdego menedżera są wyświetlane w raportach.
3. Zarząd otrzymuje powiadomienia o nieodebranych połączeniach i może kontrolować obsługę połączeń przez menedżerów.

Podsumowując, firma ma więcej danych i czasu na zwiększenie zysków.

Poniżej znajduje się krótki przegląd narzędzi, które można wdrożyć w ciągu zaledwie kilku dni. Wystarczy rozdzielić obowiązki związane z konfiguracją każdego narzędzia między odpowiedzialnych pracowników. I postępuj zgodnie z poniższą sekwencją.

Krok 1. Połącz CRM i zintegruj go z telefonią

CRM to narzędzie do optymalizacji przepływu pracy używane przez wiele firm. Ale jeśli chociaż część klientów składa zamówienia lub konsultuje telefonicznie, to bez informacji o rozmowach trudno będzie zarządzać sprzedażą w CRM. Nie będziesz wiedział na pewno ile telefonów otrzymał i wykonał menedżer, jak komunikował się z klientami, czy zapomniał skontaktować się z konkretnym klientem itp.

Dodatkowo po każdym połączeniu pracownik musi ręcznie tworzyć kontakty, oferty i zadania. Część czasu pracy przeznacza się na taką pracę mechaniczną, a czasem może nawet skutkować utratą klienta. Na przykład, jeśli menedżer zapomniał lub nie miał czasu zarejestrować faktu rozmowy telefonicznej w CRM lub pomylił się w numerze telefonu podczas jego zapisywania.

Problem ten można łatwo rozwiązać integrując CRM i telefonię IP. Przyjrzyjmy się, jak działa duet takich usług na przykładzie integracji z Ringostat ― platformą do śledzenia połączeń, telefonii i analityki.

Co to daje

1. Oszczędzanie czasu. Oferty, zadania i kontakty są automatycznie tworzone w CRM zaraz po rozmowie. I rozprowadzane wśród menedżerów w zależności od obciążenia. Pracownicy nie muszą ręcznie uzupełniać danych. Ryzyko błędów jest wykluczone. Informacje o kliencie i transakcji nie zostaną utracone.
2. Skrócenie ścieżki użytkownika – klient natychmiast kontaktuje się ze „swoim” menedżerem. Dzwoniąc, telefonia sprawdza po numerze telefonu kupującego, czy nie ma już na niego oferty w CRM. A jeśli tak, który menedżer jest za to odpowiedzialny. Następnie połączenie jest natychmiast wysyłane do odpowiedzialnego pracownika.
3. Kontrola menedżerów i poprawa jakości usług. Nagranie dźwiękowe rozmowy jest automatycznie dołączane do każdej transakcji w CRM. Dlatego kierownik może przysłuchiwać się rozmowie, aby zrozumieć, jak postępuje sprzedaż. A sam pracownik może po raz kolejny odsłuchać nagranie audio, aby przypomnieć sobie, co wcześniej komunikował z klientem i na co się umawiał.
4. Przypomnienia o nieodebranych połączeniach to najlepszy sposób, aby nie stracić klientów. Jeśli menedżer nie odebrał połączenia, automatycznie zostanie utworzone zadanie „Zadzwoń” z terminem.

Krok 2. Platforma do zarządzania projektami

Podłącz narzędzie do zarządzania projektami, jeśli trzy lub więcej osób pracuje nad zadaniami. Dzięki temu będziesz mógł kontrolować procesy, współpracować przy zadaniach, śledzić ich postępy i przydzielać obowiązki. Przykładami takich usług są MeisterTask, Trello, Asana.

Co to daje

1. Pracownicy pamiętają wszystkie zadania. A cała komunikacja w trakcie zadania odbywa się w komentarzach do nich ― tak ważne niuanse nie giną w korespondencji. Możesz ustawić automatyczną wysyłkę z listą zadań na tydzień. A także przypomnienie o zaległych zadaniach.
2. Procesy biznesowe są konfigurowane i kontrolowane w systemie. W przypadku zmiany statusu zadania standardowe czynności wykonywane są automatycznie, bez interwencji człowieka. Na przykład dla sklepu internetowego możesz ustawić powiadomienia po wysyłce. Zadanie przechodzi do etapu „Wysyłanie”, a kupujący automatycznie otrzymuje szablon listu o rychłym otrzymaniu zamówienia.
3. Projekty i zadania są na wyciągnięcie ręki. Kierownik widzi ilość pracy, zapamiętuje terminy i właściwie planuje czas pracy. Menedżer wie, nad czym konkretni pracownicy pracują i od razu widzi problemy. Na przykład klaster zaległych zadań.
4. Platforma ułatwia współpracę. Wykonawcy, uczestnicy, audytorzy są związani z zadaniem. Komunikacja odbywa się w komentarzach do zadania. Jest to przydatne, jeśli projekt jest przekazywany nowemu pracownikowi, który nie jest świadomy wcześniejszej pracy nad nim.

Krok 3. Usługi komunikacji z klientami

Połącz specjalną platformę do komunikacji z kupującymi. Na przykład Intercom lub jego analogi. Platformy takie obejmują konsultanta online, narzędzia do analizy interakcji klienta ze stroną internetową oraz spersonalizowane listy mailingowe. Członkowie zespołu widzą korespondencję współpracowników z klientami na platformie:

Co to daje

1. Użytkownicy piszą do czatu online na stronie i szybko otrzymują odpowiedzi na pytania. Automatyczne powitanie dodatkowo przyciąga uwagę gości i skłania do dialogu.
2. Możesz zachęcić użytkowników do podjęcia określonych działań. Nowi odwiedzający witrynę otrzymują automatyczne wiadomości z prośbą o rejestrację, zamówienie demo, subskrypcję bloga itp.
3. Menedżerowie otrzymują natychmiastowe wiadomości o nieodebranych połączeniach, zamówieniach, wypełnieniu formularza na stronie. Możesz wybrać format powiadomień o zdarzeniach ― wyskakujące okienko w przeglądarce, e-mail, wiadomość w aplikacji na telefonie pracownika.
4. Inni pracownicy mogą dołączyć do okien dialogowych, aby wspólnie przetwarzać żądania. Na przykład klient zadaje menedżerowi Stefanowi pytanie, które menedżer Jakub lepiej rozumie. Stefan nie traci czasu na opowiadanie Jakubowi, w czym jest problem. Łączy kolegę, aby mógł bezpośrednio czytać wiadomości od klienta. Jakub opisuje Stefanowi rozwiązanie bezpośrednio na czacie, ale użytkownik nie widzi w dialogu obcej korespondencji.

Krok 4: Narzędzia do śledzenia otwartych ofert

Ważne jest nie tylko wysłanie oferty handlowej, ale także śledzenie reakcji klienta na nią. W tym celu można wykorzystać na przykład usługi Mixmax, Snov.io i Docsify. Te dodatki działają z Google Mail.

Co to daje

1. Dowiedz się, czy klient otworzył ofertę handlową. Jeśli nie, menedżer wie, jak komunikować się w następnej rozmowie. Na ilustracji: Snov.io pokazuje, że wiadomość e-mail jest otwarta, a klient kliknął łącze.

2. Twórz opóźnione e-maile. Na przykład kierownik może tworzyć e-maile w piątek wieczorem, ale nie wysyłać ich od razu. Wiadomość e-mail zostanie automatycznie wysłana w poniedziałek rano, kiedy wszyscy klienci są skonfigurowane do czytania wiadomości e-mail. Zwiększa to szansę na otwarcie.

3. Za pomocą Docsify menedżerowie mogą zobaczyć, na których stronach oferty handlowej klient zatrzymał się, a na które spojrzał powierzchownie. Pomaga to przygotować się do komunikacji z kupującym i poprawnie umieścić akcenty podczas kolejnej rozmowy.

Podsumowując: jak zautomatyzować sprzedaż w 4 krokach

1. Połącz CRM, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Pomoże to uporządkować procesy działu sprzedaży i nie zapomnieć o ważnych zadaniach. Musisz również zintegrować go z usługą telefonii IP ― zaoszczędzi to dużo czasu działowi sprzedaży i wyeliminuje błędy w pracy. Dzięki integracji, natychmiast po rozmowie w CRM będą automatycznie tworzone oferty, zadania i kontakty. Załączane będą tam również nagrania audio rozmów z klientami. Dzięki temu menedżer będzie mógł w łatwy sposób kontrolować przebieg transakcji.
2. Skorzystaj z platformy do zarządzania projektami, jeśli zespół sprzedaży liczy więcej niż trzy osoby. Możesz więc ustawić zadania dla pracowników lub wspólnie pracować nad zadaniami. Cała komunikacja dotycząca zadań odbywa się w komentarzach – dzięki temu szybko zorientujesz się, kiedy do pracy dołącza nowy menedżer.
3. Połącz platformę komunikacyjną, aby komunikować się z klientami. Może obejmować czat, usługę mailingową, wyskakujące wiadomości na stronie. Cała historia korespondencji będzie przechowywana w jednym interfejsie. Ponadto platforma pozwoli Ci w prosty sposób powiadamiać klientów o promocjach czy nowościach firmowych.
4. Jeśli korespondujesz z klientami, połącz usługę śledzenia poczty e-mail. Więc od razu zobaczysz, że klient otworzył newsletter, kliknął link w liście. Dowiesz się również, na którą stronę klient przeglądał ofertę.
   

Olga Feoktistowa

Redaktor bloga Ringostat od 2016 roku. Autor artykułów w mediach zewnętrznych, w tym tematycznych platform cyfrowych oraz najważniejszych publikacji biznesowych. Ukończyła studia dziennikarskie na Odeskim Uniwersytecie Narodowym im. I. I. Miecznikowa.

Facebook: https://www.facebook.com/olga.feok

LinedIn: https://www.linkedin.com/in/olga-feoktistova-5785a6133/