Koszty są nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu, a ich kontrola i optymalizacja są kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Niezależnie od branży, rozmiaru czy rodzaju prowadzonej działalności, koszty stanowią ważny aspekt zarządzania. Dlatego też, wiedza na temat kosztów oraz umiejętność ich odpowiedniego planowania jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy. W artykule poruszymy temat kosztów w firmie, ich znaczenia oraz sposobów na ich skuteczne zarządzanie.
Zarządzenie kosztami w firmie
Podstawowym podziałem kosztów w firmie są koszty bezpośrednie oraz koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie to takie koszty, które bezpośrednio związane są z produkcją czy sprzedażą produktów lub usług. Są to np. koszty materiałów, energii, paliwa, wykorzystanych maszyn czy urządzeń. Koszty pośrednie to takie koszty, które nie są bezpośrednio związane z produkcją czy sprzedażą, ale są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Wśród nich można wymienić np. koszty wynagrodzeń pracowników administracyjnych, koszty biura czy koszty reklamy.
Zarządzanie kosztami w firmie ma na celu nie tylko minimalizację wydatków, ale także zwiększenie efektywności i rentowności działalności. Poprawa jakości usług lub produktów, zwiększenie produktywności pracowników, a także wykorzystanie nowych technologii i innowacyjnych rozwiązań to tylko niektóre sposoby na osiągnięcie tego celu.
Warto pamiętać, że nie każdy koszt może być uznany za koszt uzyskania przychodu.
W tym celu musi on spełniać kilka warunków:
- musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub jego zabezpieczenia,
- musi być udokumentowany,
- musi być zgodny z przepisami prawa.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wiele wydatków, takich jak:
- koszty materiałów i surowców,
- koszty amortyzacji,
- koszty wynagrodzeń pracowników,
- koszty ubezpieczeń,
- koszty marketingowe,
- koszty wynajmu i dzierżawy,
- koszty transportu,
- koszty prowadzenia samochodu służbowego.
Warto pamiętać, że nie każdy wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu. W celu uniknięcia nieporozumień z organami podatkowymi, należy pamiętać o tym, co nie może być kosztem w firmie. Są to m.in.:
- wydatki prywatne,
- kary finansowe,
- wydatki na cele reprezentacyjne,
- koszty pokrycia strat,
- koszty poniesione w celu uniknięcia podatku.
Przykłady kosztów w firmie
Koszty działalności
Są to koszty związane z codziennym działalnością firmy, takie jak opłaty pracowników, materiały biurowe, opłaty za wynajem biura, prąd gaz czy wodę.
Koszty produkcji i zakupu materiałów
Firmy produkcyjne mogą powodować koszty związane z produkcją, takimi jak surowce, materiały, koszty pracy i wyposażenie produkcyjne.
Koszty marketingu i reklamy
Wydatki na reklamę, marketing i PR, w tym koszty związane z kampaniami reklamowymi, drukiem materiałów marketingowych czy działaniami wykonawczymi. Mogą to też być reklamy w social mediach czy AdWords. Obklejenie auta logiem firmy.
Koszty transportu i logistyki
Koszty transportu z dostawą, obsługą pojazdów flotowych, paliwem kierowców, paliwem i utrzymaniem pojazdów służbowych.
Koszty związane z pracownikiem
Poza wyłączeniem, do kosztów podatkowych można zaliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i pracowników oraz inne dodatkowe pracownicze, takie jak karty lunchowe czy pakiety medyczne.
Amortyzacja
Koszty amortyzacji środków trwałych, takie jak samochody, maszyny i sprzęt, które firma wykorzystuje do celów biznesowych.
Koszty badawczo-rozwojowe
Koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową, zawarte z honorarimi pracowników zaangażowanych w te projekty. To także różne kursy czy szkolenia, które przyczyniają się do wydajności i umiejętności zespołu czy utrzymanie labolaroriów.
Koszty prawne i doradcze
Opłaty za usługi prawne, doradcze i księgowe związane z obowiązkiem podatkowym firmy.
Koszty ekologiczne i społeczne
Inwestycje i inicjatywy związane z ochroną środowiska, społecznie odpowiedzialnym biznesem czy zrównoważonym użytkowaniem.
Koszty związane z działalnością zagraniczną
Wydatki na rozszerzenie zagraniczne, takie jak koszty podróży służbowych, biura zagraniczne czy tłumaczenia dokumentów.
Koszty związane z oprogramowaniem i IT
Koszty zakupu, utrzymania i aktualizacji oprogramowania, sprzętu komputerowego oraz inwestycji w technologiach informatycznych i robotykę.
Podsumowanie
Podsumowując, koszty to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. W celu uniknięcia nieporozumień z organami podatkowymi warto pamiętać o tym, jakie koszty można rozliczać w firmie, jakie są podziały kosztów oraz co można rozliczyć na fakturze i odpisać do podatku, a co nie może być kosztem w firmie.
Danuta Grabińska-Chłopaś
Prezes zarządu DGC biuro rachunkowe sp. z o.o.
Absolwentka Uniwersytetu Łódzkiego na Wydziale Ekonomiczno-Socjologicznym. Kierunki: stosunki międzynarodowe, finanse i rachunkowość oraz finanse przedsiębiorstw.
Doświadczenie zdobywała w kancelarii doradztwa podatkowego w Łodzi gdzie pracowała 5 lat. Przez 11 lat główna księgowa w Centrum Handlowym Brukowa.
Księgowość to miłość jej życia. Poprzez swoje zaangażowanie chce pomagać ludziom w zrozumieniu istoty podatków i rachunkowości.
Cechuje ją ambicja i zaangażowanie, upór oraz dążenie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych – potwierdzeniem jest udział w szkoleniach i konferencjach tematycznych.
Prywatnie żona i matka dwóch wspaniałych córek: Oliwii i Jagody. Główne zainteresowanie to nurkowanie i zwiedzanie świata.
Wolontariusz i osoba wspierająca liczne fundacje działające na rzecz osób niepełnosprawnych i chorych. Najnowsza inicjatywa jest dla Fundacji A kogo Ewy Błaszczyk.
WWW: www.biurodgc.pl
