Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również sposób na sprawniejsze zarządzanie firmową dokumentacją.
Dlaczego archiwizacja dokumentów księgowych ma dziś tak duże znaczenie?
Jeszcze kilka lat temu większość dokumentów księgowych trafiała do papierowych segregatorów ustawionych w archiwach lub magazynach. Wraz z postępującą cyfryzacją i wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur sposób przechowywania dokumentacji uległ jednak znaczącej zmianie.
Firmy przetwarzają dziś znacznie większą liczbę dokumentów elektronicznych niż papierowych. Oprócz faktur są to umowy, potwierdzenia płatności, dokumenty magazynowe, korespondencja z kontrahentami czy dokumentacja kadrowa. Bez odpowiednio zorganizowanego systemu odnalezienie konkretnego pliku może być czasochłonne, a ryzyko pomyłek znacząco wzrasta.
Dobrze zaplanowana archiwizacja dokumentów księgowych ułatwia codzienną pracę działów finansowych, usprawnia współpracę z biurem rachunkowym oraz pozwala szybko przygotować wymagane dokumenty podczas kontroli podatkowej lub audytu.
KSeF nie zwalnia z obowiązku archiwizacji wszystkich dokumentów!
Wraz z upowszechnieniem KSeF pojawiło się przekonanie, że przedsiębiorcy nie muszą już przechowywać dokumentów księgowych. W praktyce sytuacja wygląda inaczej.
Faktury ustrukturyzowane wystawione i odebrane za pośrednictwem KSeF są archiwizowane przez Ministerstwo Finansów przez okres 10 lat, zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi tworzyć ich dodatkowego archiwum wyłącznie na potrzeby przechowywania tych konkretnych faktur.
Nie dotyczy to jednak pozostałej dokumentacji firmowej. Umowy, dokumenty magazynowe, dowody zapłaty, faktury zagraniczne, dokumenty kosztowe spoza KSeF, dokumentacja kadrowa czy wiele innych dokumentów nadal podlega obowiązkowi przechowywania przez przedsiębiorcę. Co do zasady należy je archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej oraz ustawy o VAT.
Każdy dokument może zostać opisany odpowiednimi metadanymi, przypisany do kontrahenta, projektu, numeru faktury lub konkretnego okresu rozliczeniowego. Dzięki temu jego odnalezienie zajmuje kilka sekund, nawet jeśli baza obejmuje setki tysięcy dokumentów.
System archiwizacji współpracuje również z elektronicznym obiegiem dokumentów. Faktura po przejściu procesu akceptacji i zaksięgowaniu automatycznie trafia do archiwum, gdzie pozostaje dostępna dla uprawnionych użytkowników. Nie ma potrzeby ręcznego kopiowania plików ani tworzenia wielu wersji tego samego dokumentu.
Dobrym rozwiązaniem są platformy integrujące archiwum z workflow, systemami ERP oraz KSeF. Dzięki temu dokument trafia do odpowiedniego procesu, przechodzi akceptację, zostaje zaksięgowany, a następnie automatycznie zapisany w archiwum wraz z całą historią działań.
Takie podejście pozwala nie tylko spełnić wymagania wynikające z przepisów, ale również uporządkować procesy administracyjne i ograniczyć czas poświęcany na obsługę dokumentacji.
Choć faktury ustrukturyzowane przechowywane są przez Ministerstwo Finansów w ramach KSeF przez 10 lat, przedsiębiorcy nadal odpowiadają za archiwizację wielu innych dokumentów, które pozostają niezbędne dla celów podatkowych, księgowych i organizacyjnych. Wdrożenie nowoczesnego systemu archiwizacji pozwala uporządkować dokumentację, przyspieszyć pracę działów finansowych oraz zapewnić szybki dostęp do informacji zawsze wtedy, gdy są potrzebne.
Artykuł sponsorowany
