Co musisz zrobić, zatrudniając pracownika po raz pierwszy?

Prowadzisz już działalność gospodarczą, ale nigdy dotąd nie zatrudniałeś pracownika,
a masz to zamiar zrobić? Ten wpis jest dla Ciebie!

Zatrudnianie pracowników nakłada na pracodawcę wiele formalnych obowiązków, które muszą zostać przez niego wypełnione. Proces zatrudnienia pracownika jest wieloetapowy. Pomijając już samą rekrutację i selekcję, przejdźmy bezpośrednio do kandydata, którego już zdecydowałeś się zatrudnić. Po pierwsze, twoim obowiązkiem jest uzyskanie danych osobowych od przyszłego pracownika, niezbędnych do skierowania na badania lekarskie i podpisania z nim umowy o pracę. Do pozyskania tych danych posłuży ci kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy też inaczej mówiąc kwestionariusz osobowy kandydata do pracy.

Wszystkie dokumenty, jakie pracodawca otrzymuje i gromadzi od kandydata do pracy, należy przechowywać w części A akt osobowych pracownika. Zgodnie z art.22¹§1 pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, czyli kandydata do pracy podania danych osobowych obejmujących:

Imię (imiona) i nazwisko
Datę urodzenia
Dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
Wykształcenie
Kwalifikacje zawodowe
Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia to dane osobowe, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Kolejnym etapem są Wstępne badania lekarskie

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

osoby przyjmowane do pracy,
- pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Wstępnym badaniom lekarskim NIE podlegają osoby:

przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu
lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni
po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki
te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie
w stosunku pracy z innym pracodawcą).

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, wydawanym przez pracodawcę.

Badania lekarskie zawsze wykonywane są na koszt pracodawcy, we wskazanej przez niego placówce medycznej, z którą pracodawca ma podpisaną umowę. Na skierowaniu muszą znaleźć się informacje takie jak:

imię i nazwisko pracownika,
data urodzenia pracownika,
adres zamieszkania (jeśli został on przez kandydata do pracy podany),
stanowisko pracy (należy wymienić rodzaje wykonywanych przez pracownika prac lub podstawowe czynności, sposób i czas ich wykonywania wraz z podaniem orientacyjnej liczby godzin dziennie, miesięcznie lub rocznie),
opis warunków pracy – czynniki fizyczne, pyły, czynniki chemiczna (należy wpisać wyniki ostatnich pomiarów przez podanie nazwy czynnika i wielkość narażenia), czynniki biologiczne (nazwa lub rodzaj czynnika oraz jego źródło), inne czynniki,
w tym niebezpieczne, łączna liczba czynników niebezpiecznych.

Gdy nasz kandydat do pracy przeszedł pomyślnie badania lekarskie, czas podpisać z nim umowę o pracę.

Sporządzanie umowy o pracę

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy.

Elementy i forma umowy o pracę

Umowa o pracę określa:

strony umowy,
rodzaj umowy,
datę jej zawarcia,
warunki pracy i płacy, w szczególności:

– rodzaj pracy,

– miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

– wymiar czasu pracy,

– termin rozpoczęcia pracy.

W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony:

w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Umowa o pracę sporządzana jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi włącza się do części B jego akt osobowych.

Mając już podpisaną z pracownikiem umowę o pracę możesz żądać od niego dodatkowych danych osobowych, bo zgodnie z art.22¹§3 już od pracownika pracodawca dodatkowo może żądać danych osobowych obejmujących:

Adres zamieszkania
1. Numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
1. Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych
  w prawie pracy
1. Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa
  do ich żądania od kandydata do pracy
1. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych niż wymienione wcześniej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Do przetwarzania danych osobowych udostępnionych przez kandydata do pracy lub pracownika, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Kolejny etap to przeszkolenie pracownika w zakresie BHP

Przed jego przystąpieniem do pracy, po którym to szkoleniu należy wystawić kartę szkolenia BHP i załączyć do akt osobowych pracownika. Dodatkowo twoim obowiązkiem jako pracodawcy, jest poinformowanie pracownika o równym traktowaniu, pobranie od pracownika oświadczenia
o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu (jeśli dotyczy), oświadczenia o korzystaniu bądź nie z uprawnień rodzicielskich oraz pobranie wniosku o zgłoszenie członków rodziny
do ubezpieczeń, a także PIT-2.

Mając za sobą powyższe etapy, czas zgłosić pracownika do ZUS poprzez złożenie do ZUS deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA, gdzie w miejscu daty powstania obowiązku ubezpieczenia wpisujesz datę nawiązania stosunku pracy. Na zgłoszenie pracownika masz 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy.

Następnie należy wypłacać pracownikowi wynagrodzenie i sporządzać comiesięczne deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA wysyłane do ZUS. Przy czym warto pamiętać, że nie zatrudniając pracownika na ZUS DRA miałeś czas do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, natomiast gdy już zaczynasz zatrudniać pracowników na złożenie deklaracji ZUS DRA masz czas do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Kolejny etap to obowiązek wyliczania wysokości zaliczki na podatek za pracownika
(PIT-4R). Na przekazanie podatku na mikrorachunek podatkowy (ten sam, na który wysyłasz podatek z działalności) masz czas do 20 dnia za miesiąc poprzedni.

Dodatkowo zatrudniając pracownika po raz pierwszy, musisz pamiętać o tym, że masz obowiązek:

prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników, ewidencjonować urlopy i zwolnienia lekarskie,
wysyłać do ZUS zaświadczenia Z-3 w przypadku, gdy pracownik będzie korzystać z zasiłku,
prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika oddzielnie,
pilnować terminów dotyczących przeprowadzania okresowych i kontrolnych badań lekarskich oraz szkoleń BHP.

Na koniec roku kalendarzowego masz obowiązek sporządzić dla pracownika PIT-11.
Na wysłanie deklaracji do urzędu skarbowego masz czas do 31 stycznia, natomiast do pracownika ma trafić do końca lutego.

Jak widzisz, świeżo upieczony pracodawca ma mnóstwo obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Jednak nie ma co się zrażać. Wystarczy pilnować terminów, sumiennie prowadzić dokumentację i problemów nie będzie.

Agata Rosińska

Doradca zawodowcy, szkoleniowiec, szczęśliwa mężatka i spełniona mama dwóch Serc

Wspieram na linii pracownik-pracodawca, oferuję pomoc przy pozyskiwaniu środków krajowych i unijnych na założenie własnej działalności, wspieram w poszukiwaniu/zmianie pracy, a także organizuję i realizuję szkolenia.
Moje motto: Określ swój cel i dąż do niego. Nie ma rzeczy niemożliwych.

Strona www: https://rosinhr.pl

Facebook: https://facebook.com/RosinHR

Instagram: https://instagram.com/rosinhr

Linkedin: https://linkedin.com/company/rosin-hr